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在合同有關(guān)主體嚴(yán)重拖欠合同款時，企業(yè)往往會委托律師起草律師函，要求對方支付欠款，并提示對方如仍不按期歸還的，企業(yè)將提起訴訟。

上述合同的欠款情況，往往是不需要辦理結(jié)算、約定貨款兩清的合同，或者是已經(jīng)辦理完畢結(jié)算的合同欠款。如果對方不按照約定履行合同，企業(yè)可以馬上提起訴訟或者中止履行合同。

而鋼結(jié)構(gòu)制作或者安裝的合同款支付，往往是在合同履約節(jié)點(diǎn)的前后，或者分時間段按累計工程量計算和支付工程款。這樣，在加工構(gòu)件或者安裝工程未做總結(jié)算之前，會在很長一個時間段內(nèi)，合同款的支付是以工程實(shí)際進(jìn)度，或者按照單位時間段內(nèi)（如月、周）的制作、安裝構(gòu)件量來計算，企業(yè)催討該時間段的欠款，不但要考慮企業(yè)本身利益的維護(hù)，還要考慮與對方在合同履行期間的合作關(guān)系。而且，在整個工程未作結(jié)算之前，如果擅自提起訴訟，那么受損失的必然是提起訴訟的企業(yè)，因為訴訟中斷了合同履行。而且后續(xù)的合同款項，在合同中止的狀態(tài)下，也必然成為不可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。所以，企業(yè)催討進(jìn)度款的內(nèi)容和形式，也要不同于律師函。概括地說，既要達(dá)到敦促甲方付款的目的，又不能破壞雙方的友好合作。一份好的催款公函的寫作，應(yīng)該做到有理、有利、有節(jié)，甚至令對方看后感到比較舒服。那種動輒以訴訟、中止履行合同來要挾的催款函，不是好的公文寫作。

下面就略為詳細(xì)地介紹一下催款公函的寫作技巧。

一、抬頭及文綴

公文的抬頭一定要用大號字體標(biāo)明企業(yè)的名稱，并標(biāo)明公函的字樣。可用word中頁眉的設(shè)置來設(shè)定。公文抬頭下方，需設(shè)定橫線或者雙橫線，與主文分開。在橫線的上方，還要用小號字體標(biāo)明文號和函件名稱。例如有關(guān)廊坊某公司的催款函可用“2007第？？號廊坊進(jìn)度款催字第號函”，可根據(jù)企業(yè)歸檔的編號來設(shè)置，也可根據(jù)行文的需要來編制。

而文綴是在正文結(jié)束后，在尾頁下方用橫線等標(biāo)明的、關(guān)于正文的標(biāo)注和補(bǔ)充說明。一般來說，有主題詞、簽發(fā)人、主送單位、抄送單位、打字校對、送達(dá)的說明等等內(nèi)容。主題詞是關(guān)于函件內(nèi)容的簡要標(biāo)識，如有關(guān)廊坊某工程第三季度的進(jìn)度款催告函寫好后，可在主題詞部分標(biāo)明“廊坊三季度  催款”的字樣。簽發(fā)人一般是工程項目負(fù)責(zé)人或者公司有關(guān)高級管理人員，不宜將不合身份的無關(guān)人員寫作簽發(fā)人。主送單位一般為送達(dá)的企業(yè)。抄送單位一般可將與合同有關(guān)的部門予以列明，如總經(jīng)辦、市場部、合約部、工程部、財務(wù)部等，必要時可將監(jiān)理或者甲方列入，目的是說明此函有很大影響，已經(jīng)引起許多部門的重視。關(guān)于送達(dá)，應(yīng)標(biāo)明“本函件以傳真或者掛號信方式送達(dá)，一經(jīng)發(fā)出，即視為貴司已經(jīng)收悉”，目的在于防止有關(guān)企業(yè)故意裝作不知情，拖延付款。而在實(shí)際送達(dá)時，最好以ems形式郵寄發(fā)出，在網(wǎng)上查到妥投結(jié)果后再打印出來備用。

二、標(biāo)題及敬語

公文除了開始時對方企業(yè)的稱謂加冒號外，還應(yīng)該在正文之前有正式的標(biāo)題，以“關(guān)于……的函”為標(biāo)題的結(jié)構(gòu)。例如，甲方拖欠進(jìn)度款已經(jīng)三個月，我方要求對方支付二季度的進(jìn)度款，標(biāo)題則宜寫為“關(guān)于提請貴司支付某某工程某某年第二季度進(jìn)度款的催告函”。

敬語是公函中非常重要的內(nèi)容，惡劣的公文催告函往往在該方面顯得缺乏教養(yǎng)、動輒恐嚇威脅，這樣往往會引起對方逆反心理，事倍功半。關(guān)于發(fā)給公司負(fù)責(zé)人的敬語，可寫為“某某公司某某總經(jīng)理（或董事長）臺鑒”，然后展開正文。在文章結(jié)尾后，應(yīng)加上順頌商祺、順頌秋安（冬安）、祝貴司大廈日成、祝您身體健康等待敬語。在函件中間，敬語則主要表現(xiàn)為不使用威脅性的語言，如請貴司如何如何，否則我司將如何如何。多用“請”、“貴司”、“提請”等客套語言。

三、公文正文的寫作。

寫作公文正文之前，需要對合同約定、工程的進(jìn)度、工程款的實(shí)際支付情況、雙方的洽商等做認(rèn)真的調(diào)查，不僅要聆聽有關(guān)項目經(jīng)理的陳述，更要仔細(xì)查看相關(guān)的工程文件，這樣在寫作時才能做到有理有利，揚(yáng)長避短。

例如我公司進(jìn)場時間推遲了兩天，但甲方以此為由拖延支付進(jìn)場款。此時，一方面要正視進(jìn)場滯后的情況，另一方面還要找找進(jìn)場推遲的原因，例如有沒有甲方場地基礎(chǔ)交接的問題、三通的問題、洽商的問題造成了進(jìn)場推遲，如果存在這方面問題，則有必要在正文中予以說明。

首先，正文開始寫明工程的進(jìn)展情況及雙方的合作，要將雙方合作與進(jìn)展的關(guān)系歸功于甲方的關(guān)心和指導(dǎo)，這種寫法，也是屬于傳統(tǒng)信函中的寒暄、客套。

然后，就進(jìn)度款的支付問題，對貴司做如下的說明。首先，按照我司與貴司簽訂的合同第幾條第幾項，貴司應(yīng)在什么時候支付多少款，但是，貴司現(xiàn)在只支付了多少款，其余款項貴司以什么原因至今拒絕支付給我司。

關(guān)于對方提出的理由和欠款的情況，應(yīng)根據(jù)合同、工程進(jìn)度、雙方洽商、現(xiàn)場情況等做具體分析，說明我方合理的方面，指出對方不妥的方面，但要委婉地提出，例如不能用“貴司的這種做法是極其錯誤的”、“我司對貴司這種言而無信的做法感到非常憤慨”等敵對性的語言，對甲方不合理的行為，只需陳述合同約定事實(shí)及對方履約事實(shí)即可，不必展開進(jìn)行評論。

表明我方態(tài)度：這個內(nèi)容很容易寫成威脅性的語言或者單方定性的語言，應(yīng)極力予以避免。既要維護(hù)本公司的利益，又要照顧對方與我方的合作關(guān)系，還要對工程問題說清楚，這要求法律顧問對工程問題的處理要有處世的周到態(tài)度。

最后，是對方及時支付款項的希望，如果進(jìn)度款的支付已經(jīng)影響到原材料和加工的，可使用“綿里藏針”的策略，與甲方進(jìn)行周旋：例如要表達(dá)對方如果不付款，我方將停工的態(tài)度，可以用“哭窮”的迂回辦法表達(dá)——我司前期已經(jīng)墊付了多少錢進(jìn)行加工鋼構(gòu)件，貴司也了解，合同的進(jìn)度款并不是我司的實(shí)際利潤，而是為加工構(gòu)件所必須的款項，現(xiàn)在這種情況下，我司實(shí)在是無力繼續(xù)墊付加工款，如果貴司不能讓資金到位，我司只得停工，這是貴我雙方都不愿意看到的……這樣，也同樣不用威脅性的語言，表達(dá)同樣的意思。

總之，催款公函的寫作需要符合公函體例，照顧雙方合作關(guān)系，保護(hù)企業(yè)自身利益，措辭嚴(yán)謹(jǐn)客觀、客氣周到，才能達(dá)到企業(yè)公函所希望達(dá)到的目的。